En este Previo del Mes, exploraremos como la competencia de seguridad en procesos puede ser incrementado a través de los programas de tutoría.

Este PDM es el trabajo que fue preparado por los Instructores/Conslutores Clyde Young y Keith Hodges del la JMC al Center for Chemical Process Safety (CCPS) 8ava  Conferencia Global de la seguridad en los procesos en Abril, 2012. Este trabajo también será publicado en el AIChE(American Institute of Chemical Engineering) publication, “Process Safety Progress.”

Compromiso con la Seguridad de Procesos es el primer pilar citado en “Las Guías Para el Manejo del la Gerencia del Proceso de Seguridad basado en Riesgos”, publicado por CCPS. Este pilar es soportado por cinco elementos. Uno de ellos es la Competencia en la Seguridad de Procesos, el cual es asociado con los esfuerzos para mantener, mejorar, y ampliar los conocimientos y pericia.

En la mitología Griega, Ulises, rey de Ítaca fue a luchar en las Guerras Troyanas. Antes de partir, confió el cuido de su hijo Telémaco a su viejo y confiable amigo MENTOR. Fueron unos diez años hasta que padre e hijo fueron reencontrados, y durante este lapso se encargó Mentor del desarrollo y cuido de su hijo.

Lo que se omite en estos recuentos históricos es que fue Atenas, la Diosa de la Sabiduría, quien apareció ante Telémaco con la fisonomía de Ulises para proporcionar consejos, aliento, y visión espiritual.

Desde ese instante, la palabra Mentor se ha hecho sinónimo con un consejero confiable y amigo, una persona sabia.

Los Estudios demográficos de la industria de procesamiento de petróleo y gas indican que un gran número de personas se jubilan, siendo remplazados por personal joven, de menor experiencia. Esto presenta un reto para la industria. Un montañero sabio declaró una vez, “buenos juicios provienen de malas experiencias.” Con el influjo de personal de menor experiencia, sería vergonzoso que su buena capacidad de juzgar sea proveniente de malas experiencias. Especialmente cuando éstas pueden ser catastróficas.

Organizaciones en la industria han aplicado recursos considerables reclutando el mejor talento disponible y ya mayoría poseen un programa de desarrollo de competencias al cual éstos nuevos empleados se unen. El programa generalmente incluye un paso el cual permite que una persona de mayor experiencia proporcione retroalimentación para el empleado para evaluar su competencia en el trabajo. Programas bien-desarrollados y de buenos recursos de competencias tendrá un Mentor asignados al empleado.

¿Qué es lo que esto significa y cómo puede una organización asegurar la competencia en la seguridad de procesos es llevada a cabo en todo el personal, aun cuando las actividades de ésta seguridad no sean el rol principal?

Este PDM proporcionará cierta guía para las mejores prácticas en implantar programas de Tutoría con énfasis en el desarrollo de competencias en la seguridad de procesos en el plantel de personal de menor experiencia.

El rol del Mentor involucra adiestrar, ayudar, proteger, retar, motivar, guiar, entrenar, escuchar, y proveer una guía de carrera; se queda corto en aconsejar. Aconsejar es la provisión de aporte y consejo psicológico profesional, y los Mentores seleccionados serían temerarios en intentar este rol sin entrenamiento extensivo.

La Tutoría es generalmente una relación formal o informal entre dos personas, un Mentor (usual y preferiblemente fuera del área de supervisión del Aprendiz (Asesorado)) y un (Aprendiz) Asesorado. El Mentor también puede ser asignado de una organización externa. Esto puede ser preferible especialmente si existe algún rasgo de competencia entre los Mentores y Aprendices (e.g. trabajando en el mismo departamento como homólogos). Existen distintas reglas de enfrentamiento si la opción externa se asume y esto escapa el alcance de este trabajo.

Tutoría entre, o de los compañeros puede ser una opción útil, especialmente si un compañero Mentor posee pericias y calificaciones específicas.

Empleando el supervisor del Asesorado (Aprendiz) dentro de una disciplina debe ser evitado debido a que pudiése existir conflicto de interés- El Mentor puede incurrir en tutelaje un día y aplicando disciplina en otro. Esto no es favorable para la realización de la confianza, lo cual es un ingrediente importante en el proceso de Tutoría.

La Tutoría no debe ser sustituida por la capacitación convencional del aula o de computación moderada. Ésta enriquece la capacitación tradicional en permitir que el Asesorado (Aprendiz) se capacite de sus colegas de experiencia dentro del ambiente de trabajo.

Selección del Mentor

La selección de los Mentores es un aspecto importante de un programa, y los Gerentes deben de estar inicialmente satisfecho en que el Mentor no solo posee las pericias técnicas requeridas, pero igual la habilidad de transmitir éstas a otros en una manera eficiente, y efectiva.  La Competencia asociada con la habilidad de Tutoría no necesariamente es coincidente para todos aquellos que poseen extensas pericias técnicas. Una habilidad clave es la de asegurar que la seguridad de procesos es la comunicación con todas las disciplinas que podrían impartir un impacto en el proceso.

Programa de Tutoría

Es temerario pensar que con solo ensamblar un conjunto de personas como Mentores y emparejando éstos con sus asesorados es una manera efectiva de armar un programa de Tutoría. Esto conlleva planificación y requiere estructura. Debe de haber una meta organizacional para el programa con objetivos medibles. Al Mentor se le debe proporcionar éstos, así como una lista de los roles y responsabilidades, los cuales deben ser cabalmente entendidos.

Debe de existir un proceso de selección para los Mentores, y las organizaciones deben reconocer que el programa de capacitación ha de ser creado para los asesorados seleccionados.

Idealmente el asesorado debe de tener posibilidades para seleccionar el Mentor de un conjunto de personas en la organización; los departamentos gerenciales y los RH no deben a aparearlos. Los Mentores deben retener la opción para rechazar el rol si ellos presienten que no sería uno apropiado.

La Tutoría y la Seguridad de Procesos

Un programa de tutoría no debe ser enfocado al azar si el fin es el de desarrollar personal competente. Éste programa se asemeja a uno de manejo de sistemas de seguridad de procesos. Las guías del Centro para la  Seguridad de Procesos (CCPS) para la  Gerencia de Seguridad de Procesos basados en Riesgos (RBPSM) definen un sistema gerencial como, “Un conjunto formal fijado y documentado de actividades diseñadas para proporcionar resultados específicos sobre una base sustantiva.” El programa de Tutoría debe ser formalizado, documentado, y diseñado para producir resultados específicos. Éstos son el personal competente asociado con la seguridad de procesos.

Los asesorados dentro de un programa pueden haber sido seleccionados porque se han designado para cumplir un rol clave dentro de la organización. Éste podría ser un puesto técnico el cual implica pericias estrechas en algún área o una posición supervisora de personal ingenieril u de operaciones. Los niveles de competencia asociados con la seguridad de procesos que se requieren serán muy dependientes del rol dentro de la organización. La relación Mentor/Asesorado debe mantener esto en mente mientras avanza el proceso.

Un programa efectivo de Tutoría que incluye seguridad de procesos como componente clave rendirá numerosos beneficios para la organización. Un Mentor con amplios conocimientos profesionales y técnicos debe poseer considerable experiencia en las áreas que involucran la seguridad de procesos. Un Mentor que entiende a cabalidad los conceptos de la seguridad de procesos basada en riesgos será de gran valor para el asesorado con menor experiencia. Consideren los pilares del RSBM y algunos elementos dentro de cada pilar.

Compromiso con la Seguridad de Procesos

Elementos de este pilar incluyen:

  • Cultura de Seguridad de Procesos
  • Cumplimiento con los estandares
  • Competencia en la Seguridad de Proceso
  • Participación del Plantel de Trabajo
  • Extensión del Punto Focal

Una simple definición de la cultura es, “Como hacemos las cosas por acá.” Las Organizaciones se esmeran para desarrollar una cultura de aprendizaje que persigue los riesgos y soluciones  en base continua. Es imperativo que los asesorados sean previstos de una capacitación sobre  nivel de reconocimiento de la cultura de su organización y al Mentor se le proporcionará capacitación en como presentarse como ejemplo. Dos beneficios significativos surgirán de esta acción. Los Mentores examinarán sus propias acciones dentro de la cultura y asegurar que estén proporcionando un buen ejemplo. El Asesorado investigará el porqué y como  las actividades se logran y aprender su rol dentro de la cultura organizacional, lo cual debe acelerar la contribución del asesorado mediante su auto-análisis.

Será dificultoso para un trabajador de menos experiencia aprender los asuntos para asegurar  conformidad con todos los estándares aplicables. Un Mentor efectivo siempre debe guiar el asesorado hacia la respuesta correcta asociada con la conformidad pero no necesariamente responder la indagación sobre esta conformidad. La orientación y oportunidad para que el Asesorado identifique la solución asegurará que el aprendizaje asociado con la conformación será retenido por tiempo extendido después de identificar la solución.

La competencia en la seguridad de procesos del Asesorado será aupada significativamente, pero solo si el Mentor asegura que su Asegurado sea dirigido hacia los recursos apropiados para ello. El Mentor no necesariamente debe ser considerado un experto en el tema de seguridad de procesos. Éste si debe presentar la concientización de que algunos de los problemas de seguridad de procesos requiere un nivel de pericias que se identificarían fuera. Más algunas veces estos recursos pueden estar fuera de la organización.

Para que un sistema de manejo de seguridad en los procesos sea exitoso, todos los miembros del plantel a todos los niveles de la organización deben asumir un rol activo. El rol perseguido debe estar identificado y medidas establecidas para demostrar la participación en éste rol. Un Mentor puede proporcionar orientación y sugerencias de manera que el Asesorado esté consistentemente trabajando hacia las metas del sistema de manejo de seguridad de proceso. Los repasos  del progreso, apropiadamente coordinados, asociados con estos parámetros de inocuidad deben ser programados y ensayados.

Las partes interesadas incluyen contratista externos, accionistas, miembros de la comunidad y socios en las empresas conjuntas. Un Asesorado puede estar involucrado en las negociaciones y actividades de planificación asociadas con toda clasificación de partes interesadas. La experiencia del Mentor en la industria y la organización puede ser muy útil para asegurar que todos los intereses de los asociados sean considerados.

Comprendiendo los Peligros y Riesgos

Elementos de este pilar incluyen:

  • Conocimientos sobre gerenciar los Procesos
  • Identificación de los Peligros y análisis de los Riesgos

El desarrollo de la competencia del Asesorado en este pilar del RBPSM podría ser el rol más importante del Mentor. Asegurando que los conocimientos correctos sobre los procesos sean desarrollados y manejados apropiadamente es una actividad crítica por la cual se esfuerza el Asesorado. No existe la necesidad para que el Asesorado aprenda de los errores si el Mentor puede proporcionar una orientación en este pilar.

Es dentro de estos dos elementos en que los errores pueden resultar en eventos catastróficos. Disponiendo de una válvula de seguridad inadecuadamente dimensionada dentro de un proceso, y no anticipando las consecuencias del fallo de los controles no es aceptable. Le Mentor y el Asesorado deben rutinariamente participar en discusiones sobre estos elementos.

Servicios Contractuales se utilizan en gran escala para el diseño de nuevas y modificadas facilidades. Un Mentor que tenga experiencia significativa en ésta área puede proporcionarle al Asesorado sus consejos, y guía para el manejo de estos proyectos.  Un error cometido por un representante calificado de la empresa podrá asegurar que todos los asuntos asociados con un proyecto hayan sido abordados.

Proporcionando los recursos durante el conducto de  estudios de Analisis de Peligros de Procesos (PHA/APP) es un reto para muchas organizaciones. Esto es especialmente  cierto considerando la demografía de la industria en este momento. Personal de mayor experiencia se han desasociado de sus entornos. Los miembros de los equipos PHA con experiencia reconocida son críticos para lograr  el éxito de un PHA. Un Asesorado que es asignado a un equipo PHA puede o no trabajar con su Mentor.

Si éste Mentor asignado es también miembro del equipo, esto puede resultar ventajoso. Como el rol del Mentor es el de proporcionar dirección y guía para el personal nuevo y aquel en desarrollo, el PHA presenta un excelente ambiente para lograr este punto. La estructura del PHA provee una oportunidad para guiar al Aprendiz (Asesorado) en la forma apropiada para identificar los peligros, implantar medidas para mitigar estos peligros y trabajar como miembro del equipo en un ambiente formalizado.

Gerencia del Riesgo

Dentro de este pilar, un Aprendiz se beneficiará del tutelaje (guía) de un Mentor de experiencia para tornarse competente en lo que se pudiése considerar las actividades del día – a – día asociadas con su labor. Los Elementos son:

  • Procedimientos
  • Prácticas seguras de trabajo
  • Integridad de los Activos
  • Contratistas
  • Entrenamineto y Rendimiento
  • La Gerencia del Cambio
  • Disponibilidad Operacional
  • Conducto de las operaciones
  • Manejo de la Emergencias

De vez en cuando las organizaciones asignarán a una persona joven de menos experiencia a un puesto supervisorio en las operaciones para darles algo de “sazón”. Estudios han indicado que un gran número de incidentes ocurren durante las operaciones normales. En compañía de un Mentor con experiencia importante en las operaciones podrá acelerar esta acción de obtener  madurez, y asegurar que los problemas asociados con las actividades día-a-día no lleguen a un incidente catastrófico.

Trabajar en la supervisión de las  operaciones  ciertamente expondrá al Mentor a varias problemáticas asociadas con la interacción personal. Lidiando con personas puede ser una de las tareas de mayor dificultad encaminadas. Tener  la atención del Mentor puede ser ventajoso mientras que el Asesorado (Aprendiz) desarrolle sud pericias en esta área.

Aprendiendo de la Experiencia

No existe alguna razón para que un profesional joven no pueda aprender de la experiencia de otros. Para transmitir ésta y los conocimientos que se hayan obtenido a través de los años  es el foco de un programa de Tutoría. Con optimismo, el Aprendiz no tendrá que pasar por la experiencia de un evento catastrófico para aprender de la experiencia.

Elementos dentro de este  pilar son:

  • Investigación de los Incidentes
  • Mediciones
  • Auditorías
  • Revisión de la Gerencia y las mejoras  contínuas

Mediante la presencia de un Mentor para colaborar con la revisión de los informes sobre conatos de fallas, investigación de incidentes, hallazgos de auditoría, y parámetros asociados con la seguridad en los procesos podría proporcionarle al Aprendiz con una revisión de “ojo frío” de los acontecimientos que integran la responsabilidad de análisis del Mentor. A menudo un Mentor de mayor experiencia y sabiduría habrá pasado por las mismas situaciones que se descubren durante la guardia del Asesorado. En este caso, los incidentes deben ser analizados de manera rápida y eficaz.

Solución de la Problemática

Todos los procesos dentro de las industrias en que trabajamos han sido diseñadas de manera específica. Ésta incluye temperaturas determinadas, presiones, gastos, y niveles. La definición de éstos parámetros específicos establece lo “normal” para estos procesos. Operando los procesos de manera “normal” reduce la tendencia de incurrir un incidente catastrófico. Desviación de lo “normal” no es aceptable y la identificación de este desvío más tomar los pasos requeridos para volver a lo normal requiere conocimiento, y experiencia. Esto se conoce como la solución de problemáticas (troubleshooting). La Gerencia de Seguridad en Procesos es un sistema que establece lo “normal” y proporciona las direcciones para mantener este “normal”.  Personal con estas habilidades efectivas para solventar las problemáticas ejercerán con eficiencia dentro del sistema gerencial  de seguridad (impunidad) en los procesos.

Un programa de Tutoría por Mentor bien establecido para el personal mas joven y de menos experiencia quienes se unen al trabajo aúpa las pericias de solución de problemáticas de todos. El Asesorado tiene alguien (el Mentor) a su disposición al cual le puede preguntar sobre los asuntos vistos, y el Mentor es restado para asegurar que los consejos y liderazgo proporcionados es cierto y útil.

Adquiriendo competencias de alto nivel en un trabajo requiere entrenamiento y luego rendimiento en el trabajo durante un tiempo. Acelerando el sendero hacia la competencia de alto nivel es una meta significante de un programa formalizado de Tutoría (por Mentor).

Conclusión

Al inicio de este PDM, se afirmó que la palabra Mentor se ha convertido en sinónimo con el consejero confiable, amigo e instructor, una persona sabia. El manejo de la Seguridad en los Procesos se ha tornado sinónimo con la reducción de los riesgos asociados con las actividades ejecutadas en nuestras industrias.

El riesgo frecuentemente se visualiza en forma distinta de individuo a individuo. La percepción de riesgo de una persona puede cambiar con la familiaridad. Disponiendo de un consejero confiable para el personal joven y de menor experiencia, para ayudar a la identificación y planteamiento de sugerencias en la mitigación de los peligros, en todas sus formas, presenta una herramienta fuerte para el desarrollo de habilidosas competencias en cualquier organización. El personal se desarrollará con mayor rapidez y con mayor eficiencia. Personal de experiencia presentan uno de los  recursos de mayor valor para una empresa. Actuando como Mentor puede proporcionar el mejor uso de este recurso y proveerá el reto con el cual algunas personas prosperan.

Cualquier organización con certeza se esfuerza para generar una cultura de seguridad debe emprender lo que sea necesario para implantar un programa de Tutoría (por Mentor) en los procesos de seguridad. Los beneficios se verán y serán cosechados durante los años venideros.

Para informarse más sobre el manejo de los sistemas de seguridad, sugerimos su asistencia a nuestras sesiones HSE PetrosSkills ,  HS 45- Risk Based Process Safety Management. Para mejorar las pericias en la seguridad de procesos sugerimos cualquiera de los cursos de la JMC foundation, o nuestro curso,  PS 4 – Process Safety Engineering

La Consultoría John M. Campbell Consulting (JMCC) ofrece consultoría de mucha experiencia sobre este tema y muchos otros. Para mayor información sobre nuetros servicios visite nuestra dirección en la red al  www.jmcampbellconsulting.com, o envíenos un correo electrónico a consulting@jmcampbell.com.

Traducido al Español por: Dr. Frank E. Ashford